（一）照会的定义

“照会”一词，原为参照、会勘、招呼、通知的意思，后引申为文体名称。它是一种国家往来中最常用的一种外交专用文书。

按照国际惯例，照会仅限于外交部及其派出的外交代表机关（如大使馆）、外交代表（如常住联合国代表）与另一国相对应的外交机关、外交代表之间使用。但在外交实践中，有时也用于具有外交性质的领事馆和国际组织。

照会行用时要遵循对等的原则，如元首对元首，总理对总理，外交部对外交部等。

（二）照会的分类

1.正式照会

中华人民共和国外交部规定：正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成。一般不盖机关印章。

正式照会用于：

（1）重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，承认、断交、复交等事项的正式通知。

（2）重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。

（3）隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。

（4）为了表示对某一事件的特别重视，处理该项事件时也可使用正式照会。

2.普通照会

普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。

普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。由于外交文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要国际问题的来往，现在也多使用普通照会。

将同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的普通照会，亦称通告照会。例如，外交部用以向各国外交团发送各种事务性通知、规定、条例等的照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、例假日等。这类通告照会可复印，受文机关可写为“各国驻××国外交代表机关”。

（三）照会的基本结构

1.照头

就是照会的开头部分，主要写受照人的称呼、尊称、职衔、姓名或受照机关名称。有时，前面还要加上国家名称。

2.正文

写明照会内容，分为六大类型：一是代办介绍信，二是大使就任通知，三是转送电报，这三种适用于正式照会；四是申述态度，五是通知协定生效，六是大使临时离任通知，后三种适用于普通照会。

3.照尾

包括致敬语和落款两部分。

致敬语多用“顺致最崇高的敬意”。

落款要写明发照人的职务，以及发照的时间、地点。根据需要进行签署和盖印。

【 范 例 】

正式照会例一：代办介绍信

××国外交部长×××阁下

阁下：

在中华人民共和国驻××国特命全权大使赴任之前，我委派中华人民共和国驻××国大使馆参赞（或×等秘书）×××先生为临时代办，办理建馆事宜。

我现在向你介绍×××先生，请予接待，并对他执行任务给予一切便利。

顺致最崇高的敬意。

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