基层税务机关常用公文撰写指要　　
第一部分 上行文的撰写　　
一、请示　　
（一）请示的结构
请示由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。

1．标题。由介词“关于”＋事由＋文种三部分构成。标题不应写发文机关名称。

（1）事由。要把请示的事项摘要写出，使上级机关一看标题，就明了请示的问题。例如《国家语委关于当前语言文字工作的请示》。“请示”标题中的事由部分一般不能省略。

（2）文种。一定要写明“请示”，不能写成“报告”或“请示报告”。

2．主送机关。只能写一个上级机关，而且必须是主管回复请示事项的上一级机关，一般不得越级请示。

3．正文。正文一般由三个部分构成。即：理由、事项、结尾。

（二）撰写请示的要求

1.理由要充分。请示的目的是请求上级指示、批准。因此，请示的理由必须充分。如果理由不充分，则会使请示的事项缺乏依据和说服力，就达不到请示的目的。

2.事项要明确。要想将本机关在工作中遇到的无权、无力、无法解决的问题得到圆满解决，必须根据实际情况，提出明确具体的意见和措施，便于上级机关研究批示。

3.请求要单一。请示的内容要单一。在一份请示中，只能请求一件事。这样做的目的，是使所请示的事项得到尽快的指示或批准，避免问题复杂化，从而提高工作效率。

4.文种要用对。向上级机关请求指示、批准用请示。切不可将请示内容的公文写成“报告”，或者创造“请示报告”这一法定公文中并不存在的文种。

5.结尾要利落。请示的结尾是正文的结束语。要针对请示事项和行文目的，选用恰当的表示请求的词语。常见的写法是：“妥否，请指示”、“当否，请批示”、“专此请示”等。

6.落款要规范。单个机关或两个机关行文，不需署发文机关名称。发文成文日期右空4字格。

（三）请示与报告的区别　　

请示和报告都属于报请性上行公文。但是，它们是两个不同的文种，其区别主要表现在六个方面：

1．行文目的不同。请示的目的是请求上级机关给予指示、批准；报告的目的是下情上达，让上级机关掌握了解情况。

2．行文时间不同。请示必须在事前行文，绝不允许先斩后奏，这是组织原则；报告则一般是在事后行文。

3．内容含量不同。请示必须坚持一文一事，才能保证工作效率；报告则可以是一文一事，也可以是一文数事，可以是专题报告，也可以是综合报告。

4．公文处理不同。上级机关对报告可以不予答复，如果答复也只需以批转或批示性的形式行文；而请示则必须尽快予以答复，均需以批复的形式行文。

5．主送单位的数目不同。报告可以同时报送给几个领导机关或领导人；而请示则只能送一个领导机关，不能多头主送。

6．书写格式不同。请示与报告是两个不同的文种，在标题中必须明确地标出。另外，结束用语不同。报告的结尾用语一般用“专此报告”，“特此报告”等；请示的结尾用语一般用“妥否，请指示”，“当否，请指示”等。

二、报告　　

（一）报告的结构和写法

报告一般由标题、主送机关、正文、落款四个部分构成。标题、主送机关、落款这三个部分的撰写方法与请示相同。这里主要介绍正文的撰写方法。

不同类型的报告，其正文的写法不相同。

1．工作报告。工作报告的正文一般由基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法等部分构成。常见的写法有两种：

第一种：当所报告的工作是单一的专项工作时，可先写工作的基本情况，接着写取得的成绩或经验体会，再写存在的问题与不足，最后写改进的办法或今后的打算。这种写法，常用于完成了某一项工作后向上级写的工作报告。

第二种：当所报告的工作事项不止一个时，可依工作的主次顺序，将每一项工作作为一个部分依次叙述。在写一项工作基本情况的同时，写出成绩或体会、存在的问题与不足、解决的办法等。也可以先将各事项集中有序地陈述，然后再综合写成绩、经验体会、存在的问题以及改进办法等。这种写法，常用于完成了某一个阶段的工作之后，向上级机关写的工作报告。

不论采用哪一种写法，都应注意重点突出，详略得当，脉络清晰，条理分明。

2．情况报告。情况报告的正文一般由情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等部分构成。通常按以上部分依次撰写。撰写时要围绕报告的主题，对情况作出实事求是的记叙，并进行客观具体的分析，提出切实可行的措施。

3．答复报告。答复报告的正文由报告的原因、回答询问两部分构成。首先要写明什么时候接到上级机关提出的什么问题或者询问的事项，然后针对上级提出的问题或者询问的事项作出回答。

写答复报告要注意两个问题：一要开宗明义，首先说明报告的原因；二要应词作答，针对询问的事项，逐一作出实事求是的回答，切忌穿靴戴帽绕圈子，答非所问出岔子，笼统空洞打幌子。

（二）报告的写作要求

1．实事求是，切忌浮夸。写报告的目的是为了使下情上达，让上级机关掌握真实可靠的情况，以利于正确指导工作，因而必须实事求是。报告中所列成绩与缺点必须符合实际并且要有分寸的表述，不夸大，不缩小，不张冠李戴，不添枝加叶。

2．重点突出，中心明确。报告的重点应是机关在一定时期内的中心工作，即对主要矛盾解决的进程与结果。对于重点问题需要多用笔墨，写清楚，写透彻；次要的问题则只需要一般概述，以使全文重点突出，主次分明。

3．简明扼要，详略得当。报告要简明扼要地概述工作内容，避免罗列具体事实，尽量做到详略得当，主次分明。

4．报告的内容应具有信息价值。报告的内容要新，能够反映新形势下的新事物、新问题、新经验，回答与解决人们在新形势、新事物面前提出的各种疑问、难点，使报告具有新意。在反映新问题、新经验的时候，要力求抓住事物的本质，找出事物发展规律，而不能满足于反映事物的一般动态，表面事物的表面现象。报告反映问题应抓紧时机，力求迅速，否则时过境迁，就会失去报告的信息价值。

5．要注意点面结合。报告中既要有对面上工作的概括叙述，又要有对典型事例的较为详尽的定量分析。面上工作的概述和简要介绍，可以使人们看到一般，看到工作的广度；典型事例或者典型单位的材料，可以说明工作的深度。只有把二者结合起来，报告的内容才有可能深刻、全面。

好的报告，上级机关认为有普遍性和指导意义，可以采用转发的形式发下级机关学习参考。

第二部分 下行文的撰写　　

一、决定　　

决定是各级党、政机关普遍使用的一种下行文。它适用于对重要事项和重要行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。在行政公文的顺序中，决定排在第二位（第一位的是“命令”），可见“决定”文种的重要。

（一）决定的类型

可基本分为四类：

1.公布性决定。如《国务院关于修改〈全民所有制工业企业承包经营责任制暂行条例〉的决定》。

2.指挥性决定。如《国务院关于加强档案工作的决定》。

3.奖惩性决定。如《国务院关于民航222号客机空难事故的处理决定》。

4.撤销性决定。如：《广东省人民代表大会常务委员会关于宝安县七届人大第一次会议选举县长的结果无效的决定》。

（二）决定的结构及写作

决定的结构有两种：

一种是：有主送机关的，一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。我们基层单位一般采用此种结构。

另一种是：无主送机关的，一般由标题、题注（或者叫通过日期）正文三部分组成。

1．标题和题注。标题一般由机关名称、事由和文种组成。题注位于标题的正下方，并用圆括号括入。

2．主送机关。就是公文的受文机关。

3．正文。

（1）开头。由“决定原由＋目的＋意义”组成。

（2）决定事项。决定的主要内容。

（3）结语。提出要求或号召。也有的不写结语。如六中全会决定结尾：“和谐凝聚力量，和谐成就伟业。构建社会主义和谐社会是建设中国特色社会主义的重大战略任务，是对我们党执政能力的重大考验。全党同志要紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，带领全国各族人民万众一心、锐意进取，为把我国建设成为富强民主文明和谐的社会主义现代化国家而奋斗！”这个结尾做到了言简意赅，进一步点出了决定的目的与意义。

（二）决定的写作要求

决定是一种决策性、指挥性公文，所涉及的都是“重要事项”或“重大行动”，它在写作方面的要求也十分严格。

1．决定因由应明确而充分。决定所作的工作布置、提出的工作要求，需要受文机关认真贯彻执行，而贯彻执行的前提是思想明确、认识清晰，所以决定的因由部分必须说明理由、陈述目的、摆出根据，使受文机关充分理解决定的重要性和必要性。特别是一些指挥性决定，事关重大，内容丰富，更应写得详细、透彻。

2．决定事项应明确而具体。决定事项是决定的主体，是其核心之所在，要求对重大事项或行动作出决策或安排。因此，决定什么，要明确而具体，用语要准确，便于受文机关理解并贯彻执行。

二、通知　　

“通知”在行政公文中是最常用、使用频率最高的文种。通知的写法大家都比较熟悉，在这里只在两方面做点提示：

（一）在格式写作方面：

1．标题。标题一般由发文机关、事由、文种三部分组成。发文机关要用全称或规范化简称。向平行机关的函的标题，不需写发文机关名称。

2．主送机关。要标注全称，不能写×××地税局、×××国税局。

3．正文。正文是通知的核心，是撰写的重点。一般由三个部分构成：通知的缘由和目的、通知事项、执行要求。

4．结尾。常用的语句是“特此通知”、“请认真贯彻执行”，“自20××年×月×日起执行”，“请将执行的情况于200×年×月×日前报××处”等。告知类通知一般没有执行要求。

5．落款。在正文之后的右下方写明成文时间，并加盖印章。注意，除紧急情况外，“通知”应提前一段时间或几天下发，以给落实或准备时间。

（二）在内容写作方面：

由于通知的种类不同，其写法也就稍有不同。

1.发布性通知。此类通知很短，一般写明发布公文的名称和执行要求即可，对所发的公文作为附件同时发