近年来，国家相继出台了一系列学生资助惠民政策，让广大贫困学生上得起学，读得好书，可以顺利完成学业，这是落实科学发展观、促进教育公平、推进城乡统筹发展、构建社会主义和谐社会建设的必然要求和重要举措。如笔者所在的**区截至2008年秋，全区义务教育阶段学生74.014万人次累计享受“三免一补”（国家免费提供教科书、免杂费、贫困寄宿生获生活补助费）资助5703.1万元；2007、2008年普高贫困生1715人次获资助201.6万元；从2007年8月全区正式启动生源地助学贷款工作至2008年底，1781名**籍大学生获贷款资助1493万元；而中职学生更是国家资助的主要对象，仅2008年秋期，受助的中职学生就达2.18万人次，获资助经费1441.67万元。这么庞大的受助群体和巨额的资助资金，靠什么来证明资助政策运用得当、资助范围界定准确、资助流程操作规范和资助资金监管到位？毋庸置疑，是靠那一卷卷记载整个资助过程的资助档案。
    日前，笔者在视察全区学生资助管理工作时，亲眼目睹了区职教中心（公办学校）和创新计算机学校（民营学校）的学生资助档案(副本)，又查看了区学生资助管理中心的学生资助档案(正本)和大学生生源地贷款档案（见图），了解到以下现状：
    一是区教委计财科建立了义务教育及普高贫困学生资助档案。我区义务教育阶段学生资助政策，主要由区教委计财科负责组织实施；而普高学生资助工作则分别由区教委计财科和区学生资助管理中心两条线进行，所产生的资助档案主要由区教委计财科收集、整理、归档。
    二是各中职学校建立了中职学生资助档案（副本）。全区共有中职学校13所，在校生达1.6万人，这些学校分别以班级为单位给每 个学生建立了资助档案（副本），内容主要包括学生资助申请表、学生身份证和户口薄复印件，受助学生花名册等。
    三是资助管理中心建立了中职学生资助档案（正本）和大学生生源地助学贷款档案。我区2007年8月专门成立学生资助管理中心，作为区教委的直属事业法人单位，主要负责全区中等职业学校学生资助和大学生生源地信用助学贷款工作，同时协助区教委计财科实施义务教育以及普通高中阶段贫困学生资助工作。该中心分别以学校——班级为单位为中职学生建立了资助档案（正本），共计300卷左右，每卷档案内有一清单（相当于卷内目录），标识有卷内每个学生材料的起止页号。正本与副本的材料基本相同，只是增加了全区学生资助汇总表以及相关政策性文件等。为预防资助