（一）证明信的定义和作用

证明信是党政机关、社会团体、企事业单位以及个人出具的，以证明某人身份、经历或某件事实真相为目的的专用书信。生活中常说的“到单位去开个证明”，所指的就是证明信。

证明信的核心作用就是确认某人的身份、经历或某事件的真相。具体说，证明信可用于以下情况：

党团组织发展新的成员，对要求加入者的出身和经历进行调查时，需要相关单位或个人出具证明。

某些历史事实不够清楚完整，目前又需要确定某真相时，需要知情人出具证明。

某些重要事件发生之后，为弄清事件的前因后果和发生过程，需要在场者或知情人出具证明。

某些单位派出人员在完成工作的过程中出现一些意想不到的事情，需要向本单位汇报清楚时，可请知情人出具证明。

公民在办理一些私人事务时，有时也需要所在单位或辖区居委会出具证明。

（二）证明信的特点

1.法律责任性

凡出具证明者，都必须对所证明的内容承担责任。如果出具假证明，一旦被查出，就有可能要受到法律的惩罚。

另外需要特别指出，有些证明信不是任何单位和个人都可以出具的，需要有特定的权力部门在充分认定的前提下才能出具。例如，公民的户籍，要由其所在地的公安机关证明；学历学籍文凭，要由其所毕业的学校证明；经营的合法性，要由工商行政管理部门证明。

2.内容的可靠性

凡证明信，其内容必须真实可靠。出具证明的单位或个人，都必须在认真审核的基础上如实地加以证明，不得弄虚作假。

（三）证明信的分类

1.以团体的名义出具的证明信

这种证明信是某一机关、单位、团体，在其职权范围内依据事实所出具的证明。它可以对一些人事方面的内容提供证明，譬如某人的真实姓名、经历、职务、在本单位工作的年限、在本单位工作期间的表现等等。这些内容有时需要从单位的档案材料中寻找来源。

2.以个人名义出具的证明